文书档案电子信息化管理探讨

分类：论文范文 发表时间：2021-05-14 09:49

　　摘要：近年来，随着OA办公系统的日益普及，文书档案电子信息化管理能力和水平有了显著提高，文书档案管理模式发生了很大变革，促进了新时代文书档案管理体系的完善发展。本文分析了文书档案电子信息化管理的意义、原则及存在的问题，提出了解决对策，可供新时期文书档案电子信息化管理参考。

　　关键词：文书档案；管理；电子信息化

　　电子信息化管理是指借助计算机设备及其软件系统对电子文件进行管理。通过将不同类型的文书档案存储于数据库，赋予不同人员查阅权限，建立基于电子信息化管理系统的文书档案自动收集、记录和存储的管理系统，可为文书档案信息查询提供可靠保障。与传统的纸质文书档案管理模式相比，文书档案电子信息化管理不受时空限制，存储所需空间更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年来，随着OA办公系统的日益普及，电子信息化管理发展迅速，文书档案管理模式发生了很大变革。通过探索新思路、树立新理念、掌握新方法，有利于进一步提升文书档案电子信息化管理的能力和水平，促进新时代文书档案管理体系更加完善、科学。

　　1文书档案电子信息化管理的意义

　　1.1管理效率显著提升

　　文书档案电子信息化管理依托计算机信息技术，以及数据库管理平台，实现文书档案生成、归档、管理的自动化，相较于传统的纸质档案管理模式，文书档案电子信息化管理无需手工对纸质文档进行操作，在档案信息化管理系统中进行即可，极大地提升了文书档案管理的效率和效果。

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　　1.2信息共享越发便捷

　　文书档案电子信息化管理，基于计算机信息系统及设备，对原本纸质的文书档案进行了电子化文献信息转化，随着网络信息技术的应用，电子文献信息可以通过“关键词”等形式进行检索、查阅，且可以通过计算机网络技术的应用，实现文书档案管理系统间的互联互通，突破了文书档案管理的时空界限，实现文书档案电子信息的跨系统、跨区域共享。

　　2文书档案电子信息化管理的原则

　　随着计算机信息网络技术在办公系统中的深入运用，文书档案管理的方法、范围以及手段均发生了很大变化，也深刻地影响着文书档案管理的形态。为使文书档案电子信息化管理更好地适应社会发展现状及要求，应坚持三个原则。

　　2.1规范性

　　所谓规范性，是指文书档案进行电子化管理应从文书起草、收集、整理、鉴定、保存、利用等全生命周期进行规范化。应根据《电子公文归档管理暂行办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等相关规定，从电子文件的格式、电子文件管理软件、电子文件收集、整理标准等方面，建立规范、相对固定的管理模式，确保文书档案电子信息化符合规范的流程和要求。

　　2.2效益性

　　在社会主义市场经济条件下，应把握效益性原则，即文书档案电子信息化管理应立足文书档案管理现状，积极主动地适应新的管理模式对于文书档案管理的现实要求，始终坚持效益优先的原则，更好地将新的管理模式和管理机制运用于文书档案管理中，求效益，重服务，更好地发挥文书档案在体现社会主义巨大政治优势、满足经济建设及社会发展实际需要中的作用。

　　3文书档案电子信息化管理存在的主要问题

　　3.1管理体系不够完善

　　随着办公OA系统等电子信息化管理系统在日常办公中的普及，电子文书“双轨制”管理模式逐渐朝着“单轨制”转变，但从实际应用来看，文书档案管理系统与办公系统应用管理不够完善，相关的电子文书档案收集、存储、鉴定、利用，以及管理等方面的体系还不够完善。

　　3.2管理媒介不够全面

　　电子信息化系统在后期的运行过程中，无论是软件系统还是硬件设备均需要长期进行同步升级、改造，尤其是随着大数据、云计算、云存储技术的应用，电子信息技术系统所管理的文书档案及所要处理的对象不同、要求不同，无论是存储媒介还是利用媒介等都有待进一步完善。

　　4文书档案电子信息化管理的措施

　　4.1不断完善管理体系

　　文书档案电子信息化管理体系的完善应从三个方面入手。

　　4.1.1完善档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，结合文书档案管理实际，建立电子文书档案全生命周期管理各项规章制度。

　　4.1.2完善档案管理人员配置。根据文书档案电子信息化管理的实际需要，为档案管理岗位配置专业化、复合型档案管理人才。

　　4.2及时升级管理媒介

　　文书档案电子信息化管理需要借助各种媒介，应根据文书档案信息化管理实际需要，及时做好媒介系统升级。一方面，做好文书档案数据库升级管理。可选用SQLServer架构建设不同保密等级的数据库，并对其进行编号，实现基于不同保密等级的特定数据库管理。另一方面，升级服务器。针对机关企事业单位文书档案数量越来越多，不同文书档案类型查询频率、程序不同，可将虚拟服务器与物理服务器相结合，其中，虚拟服务器重点处理检索、查阅频率高的信息，而物理服务器则重点做好保密等级高、查阅频率低的档案持存储、检索和利用。此外，积极应用“两微一端”新媒体平台做好电子文书档案的查询、利用，提升文书档案电子信息化管理效率。

　　参考文献：

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　　［2］刘丹.机关事业单位文书档案电子信息化管理研究［J］.传播力研究，2020（9）：166.

　　［3］赵敬芳.探究文书档案电子信息化管理方法［J］.办公室业务，2017（17）：41—42.

　　［4］许博.对文书档案实施电子信息化管理的分析［J］.魅力，2014（11）：390.

　　李国源

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