分类：论文范文 发表时间：2021-03-29 10:51
【摘要】学校的档案工作很重要，关系到各个部门工作是否顺利进展、学校是否能够长足发展，学校综合档案室建设应该列入学校工作日程，从设备和制度上严格要求，规范工作流程和工作制度，做好网络档案收集和保管，切实做好档案数字化工作，紧跟时代发展要求。
【关键词】综合档案室建设；制度建设；数字化；网络档案建设
对于一个学校来说，历年来档案工作都得不到充分的重视，以至于重要材料流失，学校日常工作过程中产生的重要的、对学校工作有价值的材料不能很好地得到保存，很难服务于学校工作，更不能有助于学校的发展，着实是一个巨大的损失。
要真正重视起这项工作，需要从多方面抓起：首先，要明确一位副校长分管档案工作，应建立综合档案室和档案专柜。其次，配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专（兼）职人员，并保持相对稳定。最后，要将档案工作纳入学校工作的议事日程，纳入分管领导和档案员工作职责，纳入教职工日常工作职责范围和考核奖惩制度中。如何更好地开展档案工作，要从以下几个方面认真、努力开展。
一、档案管理人员需了解和完成的工作内容
（一）档案类型及归档要求。文书档案是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料；教学档案是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料；教育档案是指学校对学生进行教育管理形成的文件材料；会计档案是指学校的财务工作中形成的账、表、凭证等材料；后勤档案是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。那么对于以上文件材料，凡学校工作中形成的具有保存价值的，均由各部门进行收集、整理、立卷，按时移交学校综合档案室归档，任何部门和个人不得擅自处理或占为己有。
（二）档案归档时间。文书、会计档案材料每年4月份进行立卷归档；教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档；后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档；文书档案次年6月前归档。
二、做好综合档案室建设
（一）档案室的要求。为了确保档案的长久安全存放，要事先考虑周全各项指标。首先各馆室的最小面积应能容纳目前的资料存放，还必须考虑一定的发展空间；地面承重最大容量为1240公斤/平方米，不得小于800公斤/平方米，采用密集架时应不大于1200公斤/平方米。密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算；一般档案室门高2米，宽1米，特殊档案室的门可加高、加宽；门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门；给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室（库），消防栓不应设在档案室
（库）内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近；空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料；馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物（如老鼠等）的存在；管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。
（二）关于档案室的采光、通风要求。应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，应以人造光来照明。查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下，可以使用空调进行通风。
三、做好制度建设
（一）档案收集与整理制度。档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时限等有明确的要求，之后对于归档的材料进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用，其中档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。学校档案的整理要按照教育、教学、科研、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。
（二）档案利用与服务制度。档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工作和参考资料，为提供利用档案创造条件。外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、折叠等。经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过7天，超过时间另行办理手续。
四、与时俱进做好档案数字化和网络档案建设
建立综合的档案目录数据库，对于传统的纸质档案要对其进行数字化处理，跟上电子化档案的时代脚步；建立强大的档案信息管理系统，保证该软件系统可以与互联网联通，以实现资源共享。同时，建立档案信息系统，并与办公系统融合，可以通过网络，将内部形成的文件信息进行网上处理、归档，提高校内工作及电子归档效率。
【参考文献】
[1]徐拥军.从档案收集到知识积累[M].石油工业出版社,2008(6).
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[3]刘越男.数字时代地方政府档案集中管理内容和方式的探索——我国电子文件中心问题的实质[J].档案学通讯,2013(4).
[4]罗滦,傅荣校.电子文件管理机制与传统档案管理机制比较研究[J].浙江档案,2012(9).
赵永健
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