分类：论文范文 发表时间：2021-03-24 10:38
【摘要】本文分析了新时期对办公室档案收集与归档工作管理的要求，并通过对当前现状的分析，指出工作中存在的问题。基于此，提出针对各类问题的解决方法，让综合性管理体系具有更高的应用价值。
【关键词】办公室文书档案；档案管理工作；工作管理方法
办公室文书档案的收集阶段，能够让所有办公室工作人员自主提交，或者由档案收集系统参与工作，而归档工作中需要根据已经建成的专业工作模式和档案目录，实现纸质档案或者电子档案科学调配，由专门建成的档案存储空间存储，以方便后续信息查找。由于档案管理工作较为繁琐，所以当前的工作过程中，会出现档案遗失或者存储区域错误的问题。
一、办公室文书档案收集与归档工作管理的要求
（一）人员管理要求。办公室文书档案的收集和归档工作需要针对所有人员的工作内容和工作标准重新限定。一方面，办公室文职人员要能够了解各类档案的专业性与合理性，将其主动提交给档案存储系统；另一方面，档案管理系统中的工作人员要了解本身工作的价值，并且主动提高个人素养，包括对计算机操作系统的应用素质、对于系统的升级和管理素质等，所有工作系统的工作素养除了能够完成本职工作之外，也可以了解其他体系的工作流程。
（二）收集管理要求。收集管理要求能够了解各类文书档案的本身工作内容和意义，并根据机关、企事业单位或单位当前已经建成的管理系统正确存储。相关制度中，纸质档案和电子档案的存储方法自然存在差别，同时针对各类档案的查阅权限也存在不同，需要在制度建设中具体说明系统的操作标准，从而让实际建成的专业数据管理系统更好地发挥作用。另外收集阶段不可对已经生成的档案二次处理，所以如何确保档案的收集精度，成为主要的研究内容。
二、办公室文书档案收集与归档工作管理现状
（一）管理意识欠缺。管理意识欠缺问题不具有普遍性，但是确实有部分办公室人员和档案管理部门人员长期工作中管理意识欠缺，主要表现为，极少数部门人员或办公室人员在长期遵守该制度后，逐渐信赖或者依赖工作经验并形成固定思维，对于这类人员，处于管理意识欠缺状态，该问题对于档案管理系统的进一步升级不利。
（二）管理力度不强。目前，办公室文书档案的存储阶段和归档阶段，需要办公室工作部门和档案管理系统进行深度关联，第一时间把生成的档案提交，同时档案管理部门也要根据已经建立的规章制度完成任务。目前的管理力度不强表现为，本质上难以全面控制所有部门工作人员的思想，尤其是在人员经验储备量大幅增加阶段，管理部门的工作容易小幅松懈。档案的精细化管理中，该问题本质上不允许发生，只是在一定程度上难以避免。
三、办公室文书档案收集与归档工作管理体系的整改方法
（一）管理意识转变。管理意识的升级需要让机关、企事业单位中的所有部门都能够意识到档案管理工作的重要性，另外对于档案管理部门中的人员本身来说，要能够升级管理理念。机关、企事业单位可以在召开各类会议时，让各部门领导通过对当前档案上传工作的反思，研究是否能够让所有工作人员在第一时间核实并提交已经生成的文书档案，当发现工作中存在问题时，则需要通过建立专业的规章制度和管理体系，让各部门领导下发具体工作意见，通过这一限定性的管理方法可以让工作人员的管理意识提升。对于档案的专业管理部门，需要建立两条工作路径：其一是进一步完善自检、自查制度，可以在每批次的档案获取、分析和入库时，建成至少两人工作小组，共同获得各项信息并形成手续，比如入库纸质档案的标号、分类号、存储时间等信息输入计算机系统过程，让一人输入，而另一名成员观察输入的信息准确度。其二是削弱受个人经验带来的限制性思维影响，采取的方法除了让人员参与考评，对于建成的自检、自查小组人员定期或不定期替换，且可以通过激励制度让人员以阅读、学习的方法了解档案管理技术的新型方法。
（二）管理力度加强。管理力度的加强主要是通过对于奖惩制度的建设和专业化考核方法的应用，让所有的工作人员根据已经建立的新型工作方案办公，其中办公室工作人员生成的所有文书档案，需要在自我检查并确认无误之后，应用已经建成的信息化系统主动提交给档案管理部门，同时在其中说明是否需要形成纸质档案并存储，当发现某人员在实际工作中未能按照规章制度完成任务，或者档案信息和数据的类型处理未达到标准时，则需要按照相关规章制度对其惩罚，严重时可以在单位内部通报，让办公室文职人员更好地了解相关工作制度。另外机关、企事业单位内部已经建成了专业程度更高的内部管理制度，所以在实际的工作中，要分析现有管理制度中涉及档案管理方面的条款，考虑到目前的档案管理体系人员个人素质以及可以胜任工作内容，则后续的主要条款是让办公室文职人员了解档案管理系统的运行模式、工作内容和工作任务，最终形成各个部门的融合工作体系。
四、结语
综上所述，办公室文书档案的收集和归档工作中，目前存在的主要问题包括工作人员的主观能动性较低、管理系统不健全、工作人员的管理强度较低等。针对存在各类问题的解决方法包括奖惩机制的合理建设、专业化工作管理模式的健全、针对个人素质的定期或不定期考核等，让所有人员都能够通过对于个人素质的提高了解当前存在的工作问题和缺陷，并制定相应的改革方案。
【参考文献】
[1]张锐.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J].兰台内外,2020(01):27-28.
[2]曾霞.基层医院文书档案收集与归档工作管理的探讨[J].管理观察,2019(36):63-64.
刘欣卉
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