计算机技术在档案管理现代化中的运用探讨

分类：论文范文 发表时间：2021-11-29 10:08

　　摘要：本文从计算机技术应用于档案管理的意义出发，结合现行政策分析了计算机技术应用于档案管理的要求，进而提出具体的应用策略。档案管理部门应当加强文件材料处理以及归档数字化管理，加快系统工程建设，加大设备引进与更新投入，构建信息技术支撑系统，提升档案管理人员素质。

　　关键词：计算机技术；档案管理；运用

　　进入信息社会，计算机技术在各行各业得到广泛应用，在档案管理中的应用不断扩大和深化，档案管理工作摆脱以往纸质档案管理模式，逐渐向信息化方向发展，显著提升了档案管理工作的效率。本文探讨计算机技术应用于档案管理的意义、要求及策略，供参考。

　　1计算机技术应用于档案管理的重要意义

　　过去，我国机关和企事业单位一直采用传统的人工档案管理模式。这一模式存在的主要缺陷是档案管理效率不高、安全性不足、信息检索较为困难。计算机技术和网络技术在档案管理中的应用，能够显著提高档案管理效率，尤其是提高档案信息检索和查询效率。使用者运用系统的自动搜索功能，能够节省以往人工查询的大量时间，满足不同用户群体对档案信息的需求，有助于实现对档案信息的充分利用。

　　1.1降低档案管理成本

　　通常，组织和个人每天都要接受和处理各类信息，档案管理部门亦是如此。采用传统的办公手段，难以高效处理信息。为了提升信息处理的速度，主要的方法就是配备更多的人力资源和设备，势必增加档案管理成本。与过去的粗放式管理方式相比，现代化的档案管理模式由于应用了先进的计算机技术，实现了档案的数字化以及档案的高效管理和利用，有效节省档案存储的空间，大大降低了对人员、设备和纸张等的需求，显著减少了管理成本。

　　1.2提升档案管理效率

　　数字档案管理的功能在于实现档案的及时归档，满足不同用户的需求。如对各单位而言，人事档案都属于档案的重要组成部分，涉及人员的招聘、调入、考核管理、调离、退休等信息，是单位开展人力资源管理工作所不可或缺的。如果采用传统的人工管理方式，都需要办理归档手续之后才能进行信息的查询利用。而在应用计算机技术之后，档案录入后即可在线归档，效率得到提升，我们通过数字化档案就可以即时、准确地了解有关人员的当前信息。

　　1.3提升档案利用效率

　　过去，档案以纸质载体为主，所需存储空间庞大，往往保存在档案馆、档案室等处，这就给档案利用者带来了诸多不便。而利用计算机技术以后，档案实现了数字化，其特征在于高效、便利，使用者能够借助网络快速、准确地找到自身所需求的信息资料。使用者节省了到现场查档的时间，可以利用系统的检索功能，摆脱档案利用的时间、空间限制，能够随时随地进行档案查询，从而提升了档案的利用效率。当然，这也对档案的安全性造成了一定的挑战。

　　2计算机技术应用于档案管理的要求

　　根据档案局《机关档案管理规定》，计算机技术应用于档案管理应努力做到两个方面。

　　2.1传统载体档案数字化

　　数字化是利用计算机技术将模拟信号转换成数字信号的过程。纸质等传统档案的数字化工作，就是指“存量数字化”，有助于提升纸质档案的共享水平，改善档案的利用效率和安全性。

　　2.1.1建立健全档案数字化的常态化机制。从传统的纸质档案转化为数字化档案是一项系统性工程，档案数字化将成为现代化档案管理的一项经常性内容。档案管理部门应当建章立制，促进这一工作有序、规范地开展。

　　2.1.2档案数字化应满足真实性管理的需求。在档案数字化时，为了防止出现失真，应当完整搜集元数据，使数字副本能够保持档案的原貌，而且要纳入管理系统进行规范管理。

　　2.1.3遵守档案数字化的技术标准。目前各单位对于档案数字化的标准不一，阻碍了数字化工作的正常开展，也不利于档案的共享利用，有必要统一标准。例如，纸质档案的数字化应当根据出台的有关标准操作，对数字副本进行全文识别。

　　2.1.4规范档案目录数据建设的具体要求，确保著录项目和条目齐全、档案格式及内容规范，做到档号与档案、目录与全文一一对应。

　　2.2电子文件归档与电子档案管理

　　在这方面工作中需要整体解决基础设施设备配备、应用系统建设、文件资源标准、制度建设和人力资源配置等重要问题。

　　2.2.1加强基础设施建设。文件归档与档案管理所需要的各类设施设备应满足信息化管理的现实需求，而且具备一定的冗余性，以便于将来对其进一步扩充，满足档案工作发展的需求。档案管理部门使用的服务器以及存储设施应具备较强的专业性和专用性，并利用云存储空间建立电子档案管理系统。

　　2.2.2加强应用系统建设。根据档案局要求，单位的办公自动化系统等都要实行预归档，建设的档案信息管理系统应当满足档案管理在真实性、可靠性、完整性等方面要求，而且要具备安全性。

　　2.2.3加强档案资源建设。电子档案应当做到规范和完整，符合标准要求，能够满足综合档案馆长期保存和入库的要求。

　　2.2.4建立健全电子档案安全保障体系，不断完善电子文件归档和电子文件管理系统。应在档案管理系统配置档案安全监管功能，加强对数据库日常运行的监督管理；加强数据库访问权限管理，防止数据的随意查询和利用；加强数据备份管理，确保数据安全。

　　3计算机技术应用于档案管理的具体措施

　　3.1加强文书处理和归档的数字化管理

　　文书管理是一项基础性工作，其效率直接影响档案管理效果。为满足现代化档案管理需求，目前已经广泛使用计算机完成文件的登记工作。为提升工作效率，对于传输的文件应当根据批办次序在局域网中依次传阅，并预先设定催办的具体时间。若文件不能按照预定的时间归还，催办程序将直接向承办人发送有关的信息，提醒其及时进行处理。文件处理完毕后，系统将自动安排预归档，确保文件材料归档。

　　3.2加快档案管理信息系统建设

　　运用计算机技术管理档案涉及系统的整体设计、软件开发、文件扫描输入、归档、光盘备份、硬件设备选择、信息查询管理等多方面，可谓是一项系统工程。为了实现海量文件信息的高效输入和存储，设计的系统可采用磁盘阵列存储的方式，利用双服务器和高速扫描仪对文件进行集中扫描，并使用光盘与磁带备份档案数据，防止在实际运行中产生数据丢失的现象。

　　3.3构建信息技术支撑系统

　　3.3.1档案管理信息系统应具备升级能力。系统应当能借助扩展模块，继续增加系统的存储容量。因此，所使用的存储系统应具有较好的可扩展性能，可以做到在线扩容，并具有文件保护的功能。

　　3.3.2系统应具有较强的可靠性。为保障系统运行的可靠性，在硬件组成和结构上需要采用冗余设计，以防止运行期间出现单点故障。此外，磁盘阵列应当使用不同的技术级别，才能满足不同使用者的现实需求。信息技术支撑系统对硬件设备的要求相对较高，更好地保证系统的可靠性。

　　3.4加大设备引进与更新投入

　　为了推进计算机技术在档案管理中的运用，设备的配备和更新是必不可少的。因此，各单位在推进档案信息化管理时，应根据实际需求增加这方面的投入，除了配备先进设备之外，还要持续更新计算机系统和程序。在日常工作中，还要对过时的硬件设备加以更新，并做好计算机硬件的维护工作，这样不但能够延长计算机设备的使用时间，而且能够显著改善档案管理工作的质量和效率。此外，档案管理部门要积极对外展开交流，吸收其他单位的先进经验，重视资源的共享和利用，建立健全数字化档案管理系统，从而提升档案管理工作的效率。

　　3.5提升档案管理人员信息素养

　　作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。在信息时代的背景下，计算机技术的运用对于推进档案管理现代化是不可或缺的。在档案管理工作中，采用数字化管理模式，能够显著提升档案的管理效率，促进我国档案事业的可持续发展。为了加强这方面工作，档案管理部门应及时更新硬件设备，加快档案管理信息系统建设，构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中。

　　参考文献：

　　［1］胡玉荣.浅谈计算机在档案管理中的应用［J］.科技创新与应用，2015（14）：274—275.

　　［2］陈闰.计算机档案管理的影响因素与控制对策探析［J］.档案时空，2015（4）：7—9.

　　［3］杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用［J］.科技创新与生产力，2014（2）：32—34.

　　文/丁丽双

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