分类：论文范文 发表时间：2021-03-23 10:06
【摘要】近年来，信息技术高速发展，文书档案管理模式、管理内容朝着现代化、信息化以及科学化的方向变革。在这种背景下，如何做好文档一体化工作，推动单位文书档案管理工作进入有序发展的轨道，成为文书档案管理人员重点关注并思考的课题。文章立足于文书档案信息化建设的背景，就文档一体化工作进行概述，分析文档一体化工作的必要性，指出当前文档一体化工作中存在的不足，提出相应的优化建议。
【关键词】信息化；文档一体化；云共享；档案管理系统
文档一体化主要是一种基于“文书档案前端控制”“文书档案信息化建设论”以及“文件生命周期理论”为核心的档案管理理论，其体现了信息技术与文书档案管理工作相融合的趋势，是文书档案规范化、科学化以及现代化管理的必然要求。近年来，虽有很多单位开始着手文档案一体化建设工作，但并没有取得理想的成效。鉴于此，文章重点对该领域展开阐述，希望能够帮助相关单位改革文书档案管理工作，实现收益最大化。
一、文档一体化概述
所谓文档一体化主要是指从资源统筹、资源整合以及高效管理的角度出发，借助信息技术对文书资料进行全方位管理，使文书档案能够实现“一站式管理”与“一站式服务”目标的管理机制。文书档案信息化管理背景下文档一体化具有以下特点：第一，数字化。文档一体化需要借助档案管理系统以及其他数字化技术。这就意味着文书档案必须以数字化的形式呈现。第二，注重分工协调与整体控制。文档一体化是一项系统工程，不能单靠档案管理部门发力，也需要其他业务部门给予一定的配合与支持。只有各个部门相互配合，才能最大限度地发挥文档一体化的优势，使文书档案的整个生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文档一体化强调文书工作与档案工作的有效衔接。各种文书资料形成不同的档案后，能够打造不同的文书档案数据库，便于后期查询。因此，确保文书工作与档案工作的有效衔接，才能真正提升管理效能。
二、文档一体化的必要性
（一）便于档案利用，是为单位决策提供重要依据的必然要求。在众多档案类型中，文书档案是为单位管理工作提供决策支撑的依据。做好文档一体化工作，进一步梳理文书的类型，可以更好地对政策文件、会议纪要、工作方案、公文文件、发言材料以及其他类别的文书资料进行整合，便于后期的检索和使用。除此之外，推动文档一体化工作，可以有效建立文书档案管理台账，减少台账中记录的内容，实现高效管理。
（二）实现信息数据共享，是避免重复劳动的内在要求。过去一段时间里，部分单位虽然在文书档案管理领域投入了较多的人、财、物，但并没有取得应有的成效。归根到底，主要是文书档案在归档、整理、加工以及更新过程中存在重复劳动的现象。文档一体化则能够很好地解决这一问题。通过建设文档一体化管理体系，能够确保文书档案以及其他相关的数据实现“一次输入，多次使用”的目标。一方面，建立相应的文书档案数据库，可以供多个有权限的人员查询和录入资料，实现信息数据同步与共享，避免发生重复劳动的现象；另一方面，建立相应的文书档案数据库后，可以为后期档案外部共享、档案外部传输提供基础。
三、文档一体化存在的常见问题
（一）文书档案归档范围不明确。文书档案有众多的类别，不同类别具有不同的效用。文档一体化工作不能仅仅着眼于某一类别，应强调全面性、系统性和协调性。当前，部分单位文书档案归档范围不明确，许多应当归档的文件资料没有录入档案管理系统或者相应的数据库，影响了文档一体化进程。同时，归档范围不明确也导致有些文件资料长期没有归档，而是存放于相应的业务部门，进而导致文书档案丢失。
（二）信息技术的应用程度低。文档一体化工作离不开数字信息技术的支撑。如果不能很好地将数字信息技术融入文档一体化工作中，将会阻碍该项工作的进程。当前，部分单位对于信息技术的应用度不高，典型表现如下：一是档案管理系统、公文系统、办公系统以及其他系统之间仍然存在技术壁垒，难以实现数据共享。同时，相关的文件也无法在系统之间进行传输和共享，影响了工作效率。二是云共享技术应用度不高，上下级单位、同级业务关联单位之间利用文书档案的整体效率低下。部分单位尚未购置相应的云存储空间，导致文书档案共享建设步伐滞后。三是大数据技术应用度不高，档案管理人员挖掘、查找相关信息资源的效率低，难以适应新形势下档案管理要求。
四、文档一体化的有效对策
（一）明确文书档案归档范围，实现全面一体化的目标。无论是传统的文书档案管理模式，还是现阶段信息化的管理模式，立卷归档都是文书档案管理的基础。单位只有明确并细化文书档案的归档范围，才能避免信息资料在收集与归档中出现差错，进而搭建系统化的管理体系，夯实文档一体化的基础。总体而言，实践中可以立足于单位实际状况，按照下列三种类别对文书资料予以归档。一是政策公文类。政策公文类的文件资料是单位开展工作的依据，其会影响单位日常管理工作。因此，必须要做好政策公文类文件资料的文档一体化工作。二是会议类。单位在发展过程中会召集并组织多种类别的会议，进而形成会议纪要、照片录音、影像资料、工作方案以及工作报告。对该类文件资料进行一体化处理，能够更好地落实相关会议精神，为后期的考核提供参考。
（二）综合应用多种信息技术，推动文档一体化建设步伐。文档一体化建设需要依托相应的信息技术，才能做到应收尽收，科学管控。一是要从技术层面打通档案管理系统、公文系统、办公系统以及其他系统之间的信息传输壁垒、数据同步壁垒以及信息共享壁垒，确保简单的数据能够自动生成以及复杂的文件能够一站式传输。二是要充分应用好云共享技术，探索与百度云、阿里云、360云以及其他云终端供应商的合作，实现上下级单位、同级业务关联单位之间在非涉密档案范围内的共享。三是要进一步发挥大数据在挖掘、查找信息资源领域的优势，加快文书资料收集、归档效率和质量，减轻档案管理人员工作压力。
五、结语
现阶段，信息化技术发展速度较快，文书档案管理工作有必要作出相应的变革，提升管理质量，才能真正确保文书档案管理工作的正常开展。文档一体化工作能够缩减工作流程，减轻档案管理人员工作压力，为档案管理工作注入新活力，值得在实践中推广并应用。一方面，从档案管理人员这方面来看，档案管理人员要辩证、客观、多角度地看待该项工作，摸清文档一体化工作的规律，不断改进管理方式，确保文书档案管理工作的实效性；另一方面，从单位这方面来看，一要明确文书档案归档范围，实现全面一体化的目标。二要综合应用多种信息技术，推动文档一体化建设步伐。三要建设文书档案数据库，发挥文书档案决策咨询作用。四要重视文书档案安全管理，确保文书档案价值。相信在各方人员的不断努力下，文档一体化工作的效率和价值会进一步凸显。
【参考文献】
[1]张瑾.基于文档一体化的数字档案室建设方法[J].兰台内外,2020(06):29-30.
[2]朱婷.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].办公室业务,2020(02):95+112.
[3]米静.大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析[J].办公室业务,2019(07):183.
鲁延红
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