分类：论文范文 发表时间：2021-03-15 09:22
【摘要】随着信息科学技术的不断进步，我国的档案管理也逐渐趋于数字化，档案的存储则是其中一大重要环节，能够更好地促进档案管理的便捷化，让档案管理适应当前时代发展的要求和人们的需求。基于此，本文首先介绍了档案数字化的主要内容及意义，其次分析了档案数字化存储面临的风险，最后从五大方面详细阐述了档案数字化存储面临风险的具体对策，供相关人士参考与借鉴。
【关键词】档案；数字化存储；风险；对策；研究
随着时代的不断进步，现代信息技术也逐渐运用于各个领域，档案管理是我国社会发展中不可或缺的一部分，各个领域、行业都有着较为重要的档案文件，对于行业的未来可持续发展有着重要意义，因此推动档案数字化存储建设已经成为人们普遍关注的话题之一，也更加注重其发展过程中面临的风险及防控对策研究。
一、档案数字化的主要内容
档案的数字化建设主要分为两大方面：首先为档案工作方式的数字化，这就改变了传统档案管理中的人工管理模式，而是采用当前先进的信息科学技术来进行档案的分类储存。其次就是档案资料数字化，将纸质档案转变为数据的形式存储在计算机中，能够更好地延长档案寿命与使用年限，顺应时代发展的要求。
二、档案数字化的意义
（一）提高档案存储管理效率。档案存储管理一直以来都是一项耗时长、工作量大、程序复杂的工作，首先需要耗费大量的人力物力进行档案的分类记录与归档，这种传统的档案管理方式也容易导致档案内容的失真与丢失，在录入过程中产生问题，更难以保证档案存储的准确性。而通过档案数字化建设水平的提高，能够利用计算机技术进行档案录入与储存，防止因录入人员的素质低下而造成档案管理效率的低下，减少了失误的发生，能够大大提高档案存储管理的效率，让存储的档案的准确性与科学性得到进一步保证。同时，通过数字化的档案存储还能够在一定程度上节省大量人力与物力，占用的空间缩小，能够较好地顺应时代的发展与人民的需求。
（二）提高档案存储的安全性。传统纸质档案在查阅过程中也容易受到损坏，易造成部分重要数据的丢失，而档案数字化建设则能够较好地对原始档案进行保护，能够无限制地查阅，不用担心档案磨损的问题。同时，在纸质档案录入、归档过程中易产生一些丢失、损坏问题，不利于较好地储存档案，且由于档案存储对于存储室的湿度、温度都有着一定的要求，容易受到外在因素的干扰，甚至会由于虫子而导致档案的损坏，不利于保证档案的安全性。而通过档案数字化存储能够减少外在因素对于存储的影响，有益于更好地存储档案，进一步提高档案存储的安全性。
三、档案数字化存储面临的风险
（一）档案保密措施不完善的风险。档案数字化存储中面临着档案保密措施不完善的风险。一般来说，一些较为关键性的档案文件只能够由一些高层管理人员调动，但是由于保密意识的缺乏，在保密措施上并未深入研究，这就导致了部分机密文件档案能够随意打开，难以真正防止机密档案的泄露。同时即使部分档案数字化存储设置了密码，但是由于密码过于简单化，也会导致档案丢失，不能真正地防范档案数字化存储的风险。
（二）档案工作衔接带来的资料失真风险。档案的数字化存储涉及众多部门与环节，而由于档案工作衔接中出现的一些突发状况，就容易导致资料的失真。一般来说，档案的数字化存储工作主要由企业提供自己想要存储的档案，由对应的档案存储部门来进行存储工作，而由于一些档案提交部门和档案存储部门衔接存在问题，部分档案文件不能准确地传达给存储部门，这样一来，就会导致录入的不准确性，带来较大的档案数字化存储风险。
四、档案数字化存储面临风险的具体对策
（一）提高数字化档案存储管理意识。随着信息技术的不断进步加速了科学技术时代的到来，档案数字化存储也因此存在着较多的安全隐患，在实现档案数字化存储时主要采用计算机技术，而由于计算机的特点，其在运转过程中容易受到黑客攻击、网络病毒的影响，造成档案的缺失与损毁。另外，由于档案存储管理人员未能真正树立安全意识，没有建立相关防范措施，忽略了档案备份与加密工作，在发生信息安全故障时就很容易导致档案文件的丢失，不利于保障档案数字化存储的安全。因此，档案存储管理工作者要加强安全存储意识，考虑到数字化存储带来的档案管理风险，并且提前进行对策的商讨，从而在发生问题时能够第一时间进行解决。通过宣传让员工了解到档案数字化存储中可能会遇到的问题与这些风险对档案的重大负面影响，从而更好地提高安全意识，以健康的姿态迎接档案数字化存储风险的挑战。
（二）提高工作人员的综合素质。档案数字化存储对于档案管理人员的素质要求较高，需要工作人员能够较好地掌握相关数字化技术，但是当前档案管理人员素质普遍较低，不能较快地掌握新型档案数字化存储方式，与档案管理数字化存储发展存在一定的矛盾与冲突，难以较好地转变自己的思想观念，不能真正了解档案数字化存储所面临的风险，也难以运用自己的综合素养研究相对应的策略，对档案存储的数字化建设起着绊脚石的作用，不能较好地避免档案数字化存储中面临的风险。由此可见，想要较好地解决档案数字化存储中的风险，进一步保证档案存储的安全性，就要不断提高工作人员的综合素养。一般来说，档案存储管理人员的素质直接影响了档案数字化存储的发展，因此，在进行人员招聘时要注重考核其对于数字化存储技术的掌握程度，选择一些具有专业知识与技能的工作人员，从而提高工作人员的操作水平，防止工作人员不能适应档案数字化存储的发展要求。除此之外，可以设立定期的培训制度，让工作人员不断熟悉档案数字化存储的流程与后期维护措施，掌握更多与此相关的知识与技能，打造一支数字化档案存储管理队伍，实现工作人员综合素质的提高，具备更高的风险防范意识，从而保证档案数字化存储工作的顺利进行。
五、结语
综上所述，档案数字化存储已经成为当前档案管理的一大发展趋势，在这一趋势下，通过加强档案管理工作来进一步防范数字化档案存储风险是极其重要的，而通过提高数字化档案存储管理意识、提高工作人员的综合素质、建立健全档案数字化制度、加强对档案数字化存储的资金投入力度及完善安全保密制度等具体措施能够更好地帮助防范数字化档案存储风险，让数字化档案存储技术更具安全性与科学性，推动我国档案管理的数字化建设。
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郑真珠
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