分类：论文范文 发表时间：2021-03-12 09:24
【摘要】21世纪是互联网时代，是信息现代化的新纪元。信息技术的迅猛发展给高校档案馆的发展带来了新的机遇与挑战。如何在“互联网+”时代提升档案馆的服务效能是档案工作者当前的工作重点与难点。在“互联网+”背景下，高校档案馆唯有开展创新服务，培育建立数据档案体系，才能适应时代发展需要。大档案——大服务的新理念和新机制是档案机构适应时代发展的必经之路。
【关键词】“互联网+”；高校档案馆；档案服务；创新
“互联网+高校档案馆”的实质是将互联网的思维、理念、技术和高校档案馆深度融合，利用互联网平台进行档案管理与提供服务，具体体现在档案管理的具体环节——档案收集、整理、鉴定、统计、编研、检索、利用、保管，依托信息通信技术以及互联网平台更新业务体系，重构服务模式等途径来完成服务转型和升级。互联网以“开放、平等、互动”的网络特性对高校档案馆的改革与创新提供了新的思路，有利于改变档案馆传统单向的服务模式。档案工作者可通过对数据的分析与整合，提升档案数据集成、数据挖掘、数据分析与发展等方向的信息处理能力。
高校档案馆的主要功能是保存学校在教学、科研以及文化功能践行活动的真实记录，促进学校科学发展，传承高校文化以及在地区文化建设中发挥积极作用。高校档案馆在互联网时代应当跟上时代的步伐，不断促进档案管理流程的标准化和规范化，利用信息技术不断整合档案资源，形成高质量的档案产品，提升档案服务效能。
一、促进档案工作流程的标准化和规范化
大数据时代，高校档案馆面临的外部环境已经发生了变化，档案资源的竞争力已不再是其所占有的数量、范围，而是在基于信息资源服务的信息化、知识化和信息数据的分析与组织程度上，基于知识的创新力竞争上。档案具有特殊的凭证价值，如何在信息化时代让档案发挥其原始凭证价值？大数据时代给高校档案馆的发展带来了生机，优化档案工作机制、流程，提升档案服务质量，是档案工作者提升专业价值感、寻求蜕变的路径。高校档案馆应依据学校发展战略及时调整档案工作计划，为学校的发展提供智力支持。档案工作者强化档案数据的分析和挖掘，积极探索创新档案服务的模式，使档案服务模式由原来的资源依赖型、劳动密集型向智能、知识服务转型。我们在档案的收集阶段可以实现线上与线下相结合的方式，扩大档案收集来源，尽可能将有保存价值的档案材料纳入档案工作计划中，这需要档案工作者发挥主动性。档案收集范围和途径的多元化也给档案鉴定工作带来挑战：一方面，应根据学校发展规划蓝图及时修订各部门的归档指导目录；另一方面，加强数字与文书档案材料的收集，尽力做到全端控制，这对提高档案归档质量有重要的作用。
（一）完善档案收集工作机制。传统的档案工作收集主要以文书档案为主。每年年终提交归档文件也多以办毕的文件类居多，集中反映院系行政管理事务，对于院系特色教学活动以及学术交流活动的材料、教学学术研究类材料偏少。造成此类问题的原因主要有以下四点：第一，兼职档案人员的档案业务能力有待提高，对于归档范围边界概念不清，在院系教学、科研以及院系重大学术活动、赛事中缺乏收集档案意识；第二，档案馆工作人员不清楚各个院系的实际教学活动，不能及时提醒以及指导档案的收集工作。第三，参与活动涉及的院系领导以及工作人员的档案意识不强。第四，缺少对兼职档案员的考核机制。要想充分发挥兼职档案员的工作主动性，考核机制和奖励机制必不可少，也是促进兼职管理员做好档案收集工作必不可少的制度安排。
在“互联网+”时代，档案工作者应加强档案工作的全端控制，充分利用互联网技术的优势，实现档案工作线上与线下工作相结合，互为补充，互为促进。比如：在档案馆网页上发布工作动态、信息简报，公布价值高的历史档案的电子版。让全校师生了解档案，提高档案意识，增强档案工作责任感。我们每个人都是档案的形成者，都是一个点，以点成线，以线成面，共同绘制我们共有的高校记忆。高校记忆的选取，应该制定易执行的标准。档案工作者可以通过校园网及时了解学校正在开展的重大事项，比如：学校重要的科研学术活动、演出活动、教学和科研重大成绩等。这在很大程度上解决了档案馆在全校重要活动参与度较低的现状，能及时安排档案工作计划，保证有重要价值的档案材料的完整收集以及归档工作。要实现档案工作线上与线下工作有机结合，顺利开展档案管理业务，需要学校进行组织制度设计、配套的工作流程等制度支持。
（二）优化档案工作流程。参照SMART原则，进行档案工作安排。档案工作应根据学院实际工作进行跟进，分为常规性的工作和临时性工作。常规性档案工作主要按照《高校档案管理办法》，一般在年末进行收集文书材料，进行鉴定、归档。临时性的档案工作指学院发生重大有影响的学术交流活动、演出以及文化公益项目，根据事项的结束时间，及时安排档案工作者参与收尾工作。档案工作计划制定可参照SMART原则，以保证档案收集工作顺利开展。S代表目标是具体的，即档案收集的材料要真实、客观记录项目的全局。M代表可衡量的，需要档案工作者制定归档的范围、标准，指导兼职档案员对活动归档材料进行收集。A代表可以达到的标准具体的方案，具体档案收集方法和策略，以保证档案工作的有效施行。档案工作者要及时与项目的工作人员及时沟通，确保档案材料的收集齐全，以免遗失重要材料。R代表相关性。所有的档案材料不管何种介质，只要是在项目进展过程中形成的，都需要归档，即相关性，以保证档案全宗的整体性。T代表明确的截止期限。即明确要求在项目结束后一个月内，完成档案收集、归档工作，有利于保障档案材料的收集齐全、不遗失。针对常规性的档案工作也可以参考SMART原则进行。
二、提升档案工作人员的综合素质，提倡创新服务
“互联网+”为高校档案事业带来了新的发展机遇与挑战，在信息技术、大数据发展理念的影响下，档案资源的形成者、档案资源的载体选择性更大、更广泛，需要档案工作者具备很高的信息处理能力，甄别出高质量、高价值的档案资源，档案管理手段智能化。一方面，通过使用系统管理软件，实现档案实体的智能化管理，可以减轻档案管理环节中人工操作部分，让档案工作者有更多精力放在档案资源建设中；另一方面，通过建设数字档案馆，充分利用互联网、云计算等大数据技术加强档案数据的自动识别和管理、建设智能数据库，为高校师生提供高质量的数据来源库，为教学、科研提供智力支持。
三、“互联网+”背景下高校档案馆的角色定位
“互联网+”是高校档案馆面临的全新的外部环境，是一个充满“机遇与挑战”的时代。高校档案馆要把内外部一切发展要素链接起来，一方面是全面理顺档案馆内部要素，如馆藏资源、人员、制度等；另一方面是积极链接外部要素，如信息资源、外部数据、信息技术、档案用户等。只有这样才能充分调动内部和外部要素的作用，营造有活力的发展生态圈。高校档案馆的角色应该定位为高校的记忆库、知识库与智囊库。
（一）积极融入，发挥档案部门优势。首先，利用互联网平台实现校内各行政部门与教学单位信息资源的共建共享，既避免档案信息资源重复建设的问题，又便于统一规划建立特色档案信息资源数据库，此外，也利于档案信息资源的共享和利用。其次，互联网平台作为档案馆与档案用户互动的平台，能够让广大教职员工亲自参与、见证档案的收集工作环节；档案工作者可以利用互联网平台及时了解广大用户的档案需求，积极开发重点档案资源，如精准扶贫档案、学校精品课程项目、学校重大科研项目、高校记忆档案、区域文化建设档案等；利用互联网平台引入评价机制，利用档案用户反馈改善高校档案馆运营机制，一切为了提高档案的利用率以及优化用户使用档案的体验。
（二）转变思路，扎根内容，用大数据来挖掘档案数据价值。“互联网+”时代背景下高校档案馆应积极利用信息技术探索提高服务能力的有效途径，扎根内容是我们提高服务能力的关键。高校档案馆要以互联网平台为支撑，进行多领域的跨界合作。首先，将档案馆与信息服务业融合。我们要加大档案服务利用这块的工作投入，以档案用户需求为导向，有针对性地做好档案服务产品。档案馆收藏大量真实可靠的信息，可利用相关的互联网技术对档案信息资源进行二次加工形成专题数据库，打造信息知识服务平台。其次，将档案馆与社交媒体相结合：一方面，利用微信公众号、微博、移动APP等社交媒体为公众提供档案利用服务；另一方面利用社交媒体宣传档案馆和档案工作。第三，将档案馆与其他行业如教育行业等进行结合，如建设在线爱国主义教育基地等。
【参考文献】
[1]王雅南,李雪峰,张树伟,等.“互联网+”时代高校档案馆服务创新研究[J].档案天地,2018,2(13):155-157.
[2]周玉鹏,李艳华.“互联网+”助推档案服务业发展——全国首届“互联网+”时代档案服务业发展高峰论坛召开[J].中国档案,2016,25(03):122-125.
邱迎春
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